GTD préconise le flot suivant : Collecte, Traitement, Organiser, Revoir et Faire.

Le flot correspondant dans TR est Collecte d'idées, les Traiter (décider ce que représente l'idée), Revue des Actions et Revue des Projets. Quand une action est finie, marquez la comme telle dans l'écran de Revue des Actions ou dans l'écran de Revue des Projets. Les rapports vous permettent de prendre vos actions avec vous ou de les revoir sur papier si vous le préférez.

Cet article ne contient qu'une description succinte. Veuillez noter que pour chaque écran, ThinkingRock contient une aide en ligne plus complète décrivant la navigation et les opérations possibles.

Collecte d'idées

Tout d'abord vous devez vider votre esprit et enregistrer dans ThinkingRock toutes vos idées ainsi que le contenu de vos nombreuses boîtes de réception. Dans ce but utilisez l'écran Collecte Idées. La première fois que vous l'utilisez, vous aurez certainement beaucoup d'idées à entrer : les affaires courantes mais aussi vos rêves ou les choses que vous aimeriez faire un jour.

Vous devez utiliser cet écran régulièrement afin de vous assurer que : 

• tout est entré dans votre système de référence et sera traité; 
• votre esprit et votre mémoire sont libres pour vous permettre d'être créatif et productif.

Si une idée vous vient  à l'esprit pendant que vous utilisez un autre écran de ThinkingRock, utilisez la clé F6 pour une entrée rapide de l'idée.

Traitement d'idées

Les idées collectées via l'écran Collecte Idées représente votre boîte de réception. Vous devez maintenant la vider complètement en décidant ce que chaque idée représente. 

Les idées sont montrées une à une, dans le même ordre que celui d'entrée, afin de s'assurer que rien ne reste non traité. Un compteur indique combien d'idées doivent être traitées. C'est dans cet écran que vous decidez que faire de cette idée. Le premier choix est "Est-ce une action (pour maintenant) ou non ?". Vous devez décider si l'idée correspond à :

• quelque chose qui doit être fait (Actions) - c'est une action;
• quelque chose que vous ne ferez jamais : autant la supprimer - ce n'est pas une action;
• quelque chose que vous ferez peut-être un jour (idée potentielle) - ce n'est pas une action;
• une information (article référence) - ce n'est pas une action.

Les actions se décomposent en :

• celles que vous pouvez déléguées (Actions  déléguées);
• celles qui doivent être faites un jour précis (Actions planifiées);
• celles qui doivente être faites le plus tôt possible ou qui sont dues à une certaine date (Actions à faire).

Si une idée nécessite plus d'une action physique pour être remplie, vous devez créer un projet. Cela vous permet de grouper les actions et de le exécuter l'une après l'autre en séquence si approprié. Quand vous passez vos projets en revue, vous pourrez les planifier et les organiser. ThinkingRock crée un projet automatiquement si vous cochez la case 'Créer un nouveau projet'. L'action en train d'être créer y est ajoutée.

Si une idée est relative à un projet ou sous-projet existant, vous pouvez ajouter l'action à celui-ci.

Le traitement d'une idée ne doit prendre que quelques secondes : vous ne faites que décider ce qui doit être fait à propos de cette idée, vous n'êtes pas en train de la complèter (sauf si cela prend moins de 2 minutes - voir GTD, au quel cas vous pouvez marquer l'action comme finie). Une fois l'idée traitée, elle n'apparait plus dans les écrans Collecte d'idées ou Traitement d'idées.

Organiser, Revue et Faire

Une fois que vous avez une vue d'ensemble des tâches entrées, vous utilisez l'écran Revue Actions. Grâce aux filtres, vous pouvez planifier votre journée et faire les actions sur votre liste selon le contexte (où vous êtes), leurs priorités, l'énergie que vous avez et le temps disponible.

Vous devez effectuer une revue de vos données régulièrement : chaque jour pour les actions et projets,chaque semaine pour les idées potentielles.

L'écran Revue Projets vous permet d'effectuer leurs revues et de les planifier, en ajoutant des actions, en les déplacant, en créant des sous-projets. Il n'y a pas de limites au nombre de niveau de sous-projets.

Pour la navigation et les détails de toutes les opérations disponibles (convertir en projet, re-traiter, copie et coller, etc..) veuillez vous reférer à l'aide fournie pour chaque écran.

Rapport

ThinkingRock fournit plusieurs rapports qui vous permettent de prendre votre liste d'actions et projets avec vous. Il y a aussi un format de poche. Le rapport le plus simple est sans doute Imprimer écran (bouton le plus à droite dans l'écran Revue Actions) : la liste d'actions qui apparait sur l'onglet montré à l'écran est imprimée.

Vous pouvez également imprimer les lignes principales d'un projet ou les détails d'une action. 

Notes Finales

Quand vous commencez à utiliser ThinkingRock, les étapes requises pour transformer une idée en action qui apparait dans votre liste d'actions à faire peuvent paraître compliquées mais cet outil a été conçu pour encourager un esprit clair. Le fait de faire une collecte d'idées régulièrement vous encourage à entrer toutes vos idées actuelles et non juste celle qui vous est venue à l'esprit. 

De même, quand vous planifier vos projets, nous vous recommendons vivement d'entrer le but du projet, la vision des résultats, le brainstorming des idées et leur organisation. Ces informations vous aideront à être plus performant, motivé, productif et innovateur. Lorsque la raison pour laquelle vous faites un projet et les buts à atteindre sont clairs, les chances de succès sont plus grandes et le projet devient un défi plus intéressant.